Personvernerklæring

VOXT AS sin personvernerklæring gjelder for kunder, potensielle kunder, og andre som av ulike grunner er i kontakt med oss eller bruker tjenestene våre. 

Behandlingsgrunnlag

Vi vil aldri bruke personopplysningene dine uten å ha et behandlingsgrunnlag. Behandling vil si all bruk og lagring av personopplysninger. Hovedvekten av behandlingene vi gjør skjer på bakgrunn av avtaler du har inngått med VOXT AS.

VOXT AS søker å minimere innsamling og behandling av personopplysninger i våre tjenester og aktiviteter. Nettsidene og tjenestene våre benytter kun helt nødvendige infomasjonskapsler, også kalt cookies.

VOXT AS samler inn opplysninger om deg når:

  • Du registreres som bruker av våre tjenester.

  • Du henvender deg til oss for hjelp og støtte for bruk av våre tjenester.

  • Du har søkt jobb hos oss.

  • Du er journalist og tar kontakt med oss for en uttalelse.

Hvorfor vi bruker personopplysninger

Formålet for bruk av personopplysninger er flerdelt:

Levere en god tjeneste 

Vårt fasilitatorverktøy krever innlogging. Effektiv deling av- og samarbeid om innhold, krever at vi kjenner den enkelte brukers navn og e-post. Dette gjør det også mulig å gi den enkelte bruker full kontroll over eget innhold.

Oppfølging av henvendelser

VOXT vil besvare og følge opp alle henvendelser som sendes til oss av kunder og andre som av ulike grunner tar kontakt med oss. For å kunne svare, trenger vi kontaktinformasjonen til den som gjør henvendelsen.

Kundeadministrasjon og fakturering

Vi trenger et minimum av informasjon fra kunder for å administrere kundeforhold, som for eksempel utsending av faktura.

Oppfølging av kunder og markedsføring

Vi gir jevnlig kunder informasjon om nye muligheter i våre produkter og tjenester. Du kan også be om å få tilsendt nyheter og innhold fra oss, selv om du ikke er kunde.

Hvilke personopplysninger vi bruker

De fleste personopplysningene vi har om deg, ga du til oss da du ble kunde eller startet å bruke vårt produkt etter å ha registrert deg:

  • En fasilitator-bruker registrerer fornavn, etternavn og epost ved opprettelsen av brukeren. Brukeren kan endrer disse personopplysningene innad i verktøyet

  • En fasilitator-bruker kan gis organisasjonstilhørighet og gruppetilhørighet i verktøyet. Dette gjør deling av innhold mellom kolleger enkelt.

  • For Feide-brukere (gjelder skole) lagrer vi gruppe-informasjon og lenke til profilbilde, som vi får fra Feide når du logger inn.

Bruk av tjenesten genererer noe mer data i form av tidsstempler på endringer som gjøres. Slike data analyseres kun på aggregert nivå.

Vi registrerer ingen personopplysninger for brukere av deltakerapplikasjonen. Deltakere er fullstendig anonyme. Fra bruk av deltakerapplikasjonen vil vi kun registrere faktorer som:

  • Valg som gjøres i applikasjonen.

  • Tidsstempel på valg som gjøres.

  • Hvor lenge man ser på hvert handlingsalternativ.

  • Innhold (situasjoner og handlingsalternativer) som samskapes.

Analyser av slike data gjøres utelukkende på gruppenivå, og i den hensikt å forbedre tjenesten.

Du har flere rettigheter

Dine opplysninger vil bli lagret i våre databaser. Vi lagrer opplysningene så lenge vi har et kundeforhold til deg. Med mindre norsk lov stiller krav om ytterligere lagring (eksempelvis regnskapsloven), vil vi slette dine personopplysninger innen 60 dager etter at kundeforholdet er opphørt. Dette er nærmere konkretisert i databehandleravtalen mellom oss og deg.

Personopplysningsloven åpner for noe som kalles retten til å bli glemt. Vi sletter personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet de ble innhentet for. Det følger vi opp gjennom rutiner og tekniske løsninger. Ettersom personopplysningene som behandles gjelder deg, har du følgende rettigheter:

  • Rett til innsyn i personopplysningene og informasjon om behandlingen

  • Rett til å slette egen bruker

  • Rett til retting og sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger

  • Rett til å bli slettet

  • Rett til å begrense behandlingen av personopplysninger

  • Rett til å protestere mot en behandling av opplysninger om deg

  • Rett til å klage på behandlingen av opplysninger om deg

Vi behandler data i tråd med inngått databehandleravtale mellom oss (“databehandler”) og kunde (“databehandlingsansvarlig”). Vi gjør oppmerksom på at alt innhold du har laget i vår tjeneste vil bli lagret til tross for at du har slettet din bruker, men da uten noe form for identifikasjon. Vi vil da benytte benevnelser som «anonym», «ukjent bruker» eller tilsvarende terminologi, alternativt ingen benevnelse. Mer om dine rettigheter finner du på Datatilsynets hjemmesider

Informasjonssikkerhet

VOXT AS drifter IKT-systemer selv. Alle våre servere har tilhørighet innenfor EU/EØS og alle opplysninger fra våre nettsider lagres innenfor dette området. Våre tjenesteleverandører opererer alle etter forskriftene for GDPR i EU. Du kan lese mer om dette i inngått databehandleravtale mellom oss og deg/ din organisasjon.

VOXT AS oppbevarer personopplysninger om kunder og kontakter sikret og konfidensielt. Dette innebærer blant annet:

  • Lagring på passord -eller scanningssikrede enheter.

  • Kryptering av personopplysninger i dokumenter av tilgjengelighet for andre ansatte i bedriften enn de databehandlerberettigede.

  • Gjentatt opplæring i informasjonssikkerhet og interne rutiner for å sikre personvern, samt testing av etterlevelse blant ansatte.

Databehandleravtale

Det foreligger databehandleravtale mellom databehandler (VOXT AS) og behandlingsansvarlig (Kunde) i alle kundeforhold hvor dette er et krav fra kunden («databehandlingsansvarlig»).

Taushetserklæring

Alle ansatte i VOXT AS er pliktet å signere taushetserklæring ved ansettelse. Taushetserklæringen innbefatter taushet overfor kunder av oss og brukere av teknologien.

Oppdatering av personvernerklæring

VOXT sitt produkt er stadig i endring. Personvernerklæringen kan derfor bli endret fra tid til annen, og du ser dato for siste endring nederst på siden. Vi ivaretar alltid rettighetene dine etter gjeldende personvernregler. Hvis vi gjør større endringer får du informasjon om det. Vi anbefaler deg å besøke denne siden av og til for å holde deg oppdatert.

Har du andre spørsmål om personvern?

Om du ønsker det kan du lese mer om personvern og klagemuligheter hos Datatilsynet eller ta kontakt med ansvarlig for personvern i VOXT: andreas@voxt.no